Hermosillo, Sonora. Jueves 17 de septiembre 2026. El Sindicato de Trabajadores Académicos de la Universidad de Sonora (STAUS), a través de la Secretaría de Actas y Archivo y el Área Coordinadora de Archivos, celebró la tercera sesión y cierre de capacitación de archivos de trámite con el tema de “Valoración Documental”, impartido por el Dr. Juan Carlos Lorta Sainz, Director en la Unidad Administrativa de Dirección de Desarrollo Archivístico y Normatividad en el Archivo General del Estado de Sonora.
El Secretario de Actas y Archivo, Mtro. Matías Alejandro Luna Navarro dio la bienvenida y agradeció la asistencia presencial y virtual al cierre de cursos de Temas de Archivo.
Delfina Aranda Bojórquez, Coordinadora del Archivo General del STAUS, explicó que el objetivo del curso es ayudar a identificar y valorar el tipo de documentos generados en cada área, incluyendo aquellos de naturaleza administrativa, contable, fiscal, jurídica y técnica, así como documentos de archivo, comprobación administrativa inmediata y apoyo informativo.
El Dr. Lorta Sainz, explicó la importancia de determinar el destino final de los documentos mediante juicios de valor cualitativos y cuantitativos, diferenciando entre conservación y destrucción. Se abordaron conceptos clave como valores primarios y secundarios, el ciclo vital de la documentación y la elaboración del catálogo de disposición documental. Destacó los riesgos de conservar todo o destruir sin criterio, mostrando ejemplos de malas prácticas y sus consecuencias, como sobrecargas y contaminación en archivos.
Se enfatizó que este proceso debe realizarse de manera cualitativa para conservar la memoria institucional, involucrando a coordinadores de archivos, administrativos, historiadores y archivistas en lugar de hacerlo en el vacío. La finalidad principal es resguardar la memoria institucional.
También se discutieron retos específicos de la valoración de documentos digitales y la necesidad de una visión colegiada en la toma de decisiones archivísticas, explicando los diferentes enfoques archivísticos a lo largo del tiempo desde Anthony Jenkinson hasta las herramientas modernas como la macrovaloración documental de Terry Cook y los procedimientos inter pares de Luciana Durant para documentos digitales. Se discutió la importancia de la autenticación y conservación a largo plazo de documentos electrónicos, mencionando las preocupaciones sobre la degradación de formatos digitales y el riesgo de pérdida de memoria histórica en repositorios digitales, incluyendo la autenticidad de los datos y la protección contra el robo de identidades.
El grupo discutió el valor y manejo de documentos en organizaciones, enfocándose en cómo el tiempo determina su valor. Se explicó que existen documentos de conservación permanente (como convenios de revisión salarial y estatutos) que tienen valor histórico, mientras que otros documentos como circulares y memos pierden valor rápidamente. Se definieron conceptos clave como vigencia (uso continuo de documentos en oficinas) y plazo precautorio (tiempo para revisar aspectos impugnables), estableciendo que el valor de un documento se basa en el tiempo que abarca su periodo activo y su plazo de guarda precautoria.
Se definieron los documentos de archivo como aquellos creados en el cumplimiento de obligaciones legales, mientras que los documentos de comprobación administrativa inmediata deben eliminarse inmediatamente una vez que han cumplido su utilidad.
Se discutió el proceso de valoración de documentos, donde cada archivo de trámite elabora sus propias fichas de valoración con asesoría del Área Coordinadora de Archivos y el Archivo General del Estado.
En esta última jornada participaron integrantes del Grupo Interdisciplinario STAUS 2025-2027, del Consejo General de Delegados 2026-2027, así como personal administrativo de la organización.
Con este tema, se concluyó con la jornada de capacitación de archivo de trámite, el Secretario de Actas y Archivo, Mtro. Matías Alejandro Luna Navarro, hizo entrega de una constancia al Dr. Juan Carlos Lorta Sainz, como reconocimiento y agradecimiento por su participación como instructor de esta última capacitación con el tema de “Valoración Documental”.
A continuación se comparten imágenes de la conferencia.
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